Pieniądze to temat tak drażliwy, jak tylko można sobie wyobrazić. Gdy wspominam o stosowanym przeze mnie rozwiązaniu, prawie zawsze słyszę: „Eeee po co to tak wydziwiać, nie można normalnie, zrzutka do kasy jachtowej i tyle”.
Może i można ale…
Mówimy o rejsie, podróży, wspólnej wyprawie równoprawnych uczestników. Równoprawnych w znaczeniu wydatków. Np grupa przyjaciół wynajmuje jacht. Grupa znajomych jedzie na rowery, paczka studentów wyjeżdża z plecakami do Gruzji itp.
Gdy jest mowa o sytuacji, kiedy dopisujemy się do rejsu jako szary uczestnik, to pewnie damy swoją dolę do kasy jachtu i nic nas nie będzie obchodziło.
Ale wróćmy do metody stosowanej przeze mnie. Zrzutka do kasy ma następujące wady:
- są wydatki przed imprezą. Zaliczki, kaucje, rezerwacje, zakupy, ubezpieczenia grupowe, bilety. Często wygodniej i taniej jest kupić bilety hurtem, ludzie mają rozmaite zniżki, ktoś ma kartę do Makro czy innego sklepu. Do tego te wydatki są płacone wszelkimi możliwymi formami płatności: przelewy, karta, PayPal, gotówka. Często są to różne waluty. Zrzucić do kasy się nie można, bo przecież kasa jeszcze nie istnieje.
- brak możliwości wrzucenia karty do wspólnej kasy. W dzisiejszych czasach ludzie coraz częściej posługują się plastikiem, także za granicą.
- wielowalutowość. Nawet w obszarze Bałtyku jest siedem walut. Choćby w trakcie rejsu SAFE płaciliśmy złotówkami, euro, koronami szwedzkimi, łatami łotewskimi i litami litewskimi. Wrzucenie złotówek do kasy jachtowej nie zwolni nas od problemu wymiany walut, a gdzie to robić w marinie?
- mieszane rozliczenia, nawet jeśli jest „kasa jachtowa/wspólna” i tak rozliczenia pozostałe są robione niezależnie – choćby wcześniejszy zakup biletów. Potem jest siedzenie z kartką papieru i rozgryzanie. „dobra daliśmy do kasy po trzysta złotych i po sto euro, ale Marek kupił bilety na samolot to wyszło po 532 złote -każdy jest krewny Markowi, a Kuba zapłacił za bilety wstępu do Alhambry on-line po 17 Euro za każdego. Na to Romek ja już nie mam euro, mogę dać w złotówkach itp itd.
- ograniczone bezpieczeństwo. Gdy jest wspólna kasa utrata tejże skutkuje poważnym problemem dla wszystkich. Np. włamanie do jachtu pozbawia nas wszystkich całych wspólnych pieniędzy.
- zakup ze wspólnej kasy żywności. Np ktoś nie je mięsa – dlaczego ma płacić za nie? Albo nie je słodyczy itp. Albo nie pije piwa… no nie to już perwersja.
- nierówne podziały. Przykład: wychodzimy razem do restauracji, dwie osoby zamawiają sałatkę, jedna moussakę jedna miecznika, a jedna homara. Do tego dwie zamawiają piwko, a reszta buteleczkę Chianti. Wszyscy zgadzają się dać dziesięć procent napiwku. Za rachunek płaci jedna z osób kartą, napiwek daje druga gotówką. Wszyscy zgadzają się, że dzielimy nie po równo, ale według „zużycia”. Liczenie tego na karteczce jest uciążliwe.
- trudność kupowania spontanicznego. Przykład: dwie osoby są na ryneczku i widzą piękne arbuzy, melony i figi. Kupują dla wszystkich. Płacą 18 euro. Na jachcie cała załoga jest zachwycona, ale z „kasy jachtowej” można oddać tylko w złotówkach. Podjęcie decyzji o zakupie tych owoców wcześniej mogło by być trudne…
- brak bieżącej, łatwej kontroli nad wydatkami. Nie mamy pełnej ciągłej kontroli na co i ile poszło. Szczególnie, gdy to nie my zarządzany kasą jachtową 😉
- brak historii wydatków. Dla mnie jest to ważne przy planowaniu kolejnych imprez. Mając dostępną historię mogę jakoś oszacować przyszłe wydatki na podobne imprezy.
- brak demokracji. Gdy jest kasa jachtowa, to ktoś zawsze nią zarządza. A gdy ktoś zarządza trudno o demokrację.
Jakieś dziesięć lat temu zaprojektowałem arkusz w Excelu, który po wprowadzeniu danych obliczał na bieżąco podział kosztów. Na jachcie zwykle był laptop do nawigacji i można było go wykorzystać. Dawało się korzystać, ale wygoda była średnia. Wtedy jeszcze nie było smartfonów, iPhone, tabletów, ale były już palmtopy. I na moim Palm V zainstalowałem sobie programik prowadzący takie rozliczenia. Używaliśmy go z przyjaciółmi przez wiele lat. Ale urządzenia Palm przeszły już do historii. W ubiegłym roku zrobiłem więc dokładny „risercz” co takiego oferuje rynek w zakresie tego rodzaju oprogramowania. Ponieważ obecnie używam telefonu z Androidem na tym obszarze się skupiłem. W sklepie Google znalazłem około dwudziestu aplikacji pomagających w zarządzaniu wydatkami w podróży. Przetestowałem dziesięć. Na placu boju pozostała jedna: TravelMoney. Oczywiście ten wybór jest subiektywny, oparty na moich osobistych preferencjach. Tak jak zresztą większość z tego co opisuję na swoim blogu…
Jak to działa?
- Instalujecie program na telefonie, tablecie
- W programie zakładacie nową wycieczkę (trip)
- Dodajcie uczestników – można wybrać z waszej książki kontaktów, warto uzupełnić emaile – przyda się potem
Gotowe.
Od tej chwili każdy wydatek wpisujcie do telefonu. Operacja wpisania trwa parę sekund. Trzeba podać kto płacił, ile co to było, kategoria (warto podać do celów statystyki) i na kogo jest podzielony ten wydatek. Opcji jest więcej. Można wybrać walutę (program sam pobiera kursy walut), można wprowadzić nierówne podziały, można wpisać więcej osób płacących, można dopisać własne waluty, dodać kategorie, wpisać transfer pieniędzy. Warto pobawić się trochę opcjami programu.
Ze stoperem w ręku wpisanie pozycji „Zakupy spożywcze”, w kategorii Food, i kwocie 98,23 PLN zajęło mi 16 sekund. Zresztą program podpowie co trzeba i to co ostatnio było wybierane.
I to już w zasadzie wszystko.
Od tego momentu na bieżąco wiadomo jaki jest stan rozliczeń. Program pokazuje, kto jest na plusie, kto na minusie. Od razu wiadomo, kto powinien robić następne zakupy czy zapłacić za marinę. W dowolnym momencie można dokonać transferu pieniędzy pomiędzy uczestnikami. Kolejną ciekawą funkcjonalnością programu jest możliwość zaproszenie do niego uczestników wyprawy. Wystarczy kliknąć przycisk w programie. Uczestnicy dostają link do naszej wycieczki i mając zainstalowany program także mogą uzupełniać wydatki oraz śledzić koszty. Na koniec bezpośrednio z programu można rozesłać mailem do wszystkich podsumowanie finansowe imprezy.
Nawiązałem kontakt z autorem i jako wolontariusz przetłumaczyłem go na polski. Wersja z językiem polskim jest już opublikowana.
Program występuje w dwóch postaciach. Darmowej – do pięćdziesięciu pozycji kosztownych na każdą wycieczkę i płatnej – bez ograniczeń. Wersja płatna jest „droga” – kosztuje niecałe 8 złotych (7,99)
A tu jest link do filmiku na YouTube z reklamówką programu: http://www.youtube.com/watch?v=OKspdfyrhSQ
<<sprzęt różny czytaj podsumowanie>>